Son parte fundamental de la agenda y suponen un punto de encuentro clave para que un equipo de trabajo funcione de manera óptima. Hacer un balance de la situación empresarial, plantear nuevos retos y objetivos, buscar solución a un problema determinado, presentar un proyecto innovador que requerirá esfuerzos extra… los temas a tratar pueden ser de lo más variado pero para lograr que un encuentro de este tipo se convierta una reunión productiva es necesario tener en cuenta una serie de factores.
Normalmente en el trabajo, “faltan horas” para cumplir con las distintas tareas cotidianas, por lo que una convocatoria de reunión debe siempre despertar expectativas positivas, no creando nunca la sensación de “pérdida de tiempo”. Si la última reunión ha sido “un rollo” y no ha aportado nada a nadie, algo no va como debiera.
El jefe de equipo tiene la oportunidad excepcional de reunir a los trabajadores, trasmitirles sus ideas y escuchar, además, sus propuestas u objeciones. Algunas claves para sacar el máximo partido ese momento son muy sencillas pero hay que tenerlas presentes para que la reunión fructifique y se traduzca en mejora de resultados.
Si eres el responsable de organizarla, planifícala adecuadamente. Es imprescindible estructurar de manera clara los distintos puntos a tratar, siguiendo un mínimo orden lógico y distribuyendo el tiempo de forma correcta. Lleva escrito el “orden del día” para no dejar atrás temas importantes y remarca las ideas fundamentales, aquellas que han generado esa reunión. Claridad en la exposición, capacidad de síntesis (ve al grano) y tiempo limitado (no aburras) son los tres pilares para despertar el interés y motivar a los presentes a la participación activa.
Por supuesto, es imprescindible saber escuchar. Una reunión de trabajo nunca puede ser un monólogo “del jefe”. Deja tiempo suficiente para que los demás expongan sus puntos de vista, tanto si se trata de aportaciones positivas como si prevalecen las críticas ante una determinada situación. Deja hablar (pidiendo brevedad y concisión como tú has hecho) y toma nota esperando tu “turno de réplica”.
No pierdas de vista tu objetivo: una reunión que resulte productiva. Evita el estancamiento en un tema puntual o particular que siempre podrá hablarse personalmente con el interesado una vez finalizada la reunión. Tienes que ser capaz de transmitir la idea de que estamos aquí para avanzar, mejorar y buscar soluciones.
Por último, cualquier reunión debe terminar con un resumen o cierre que recopile las ideas básicas tratadas y recoja el mensaje que hayas querido transmitir. Sin duda, este tipo de reuniones son una magnífica herramienta para crear equipo y mejorar la situación de cualquier empresa y sus expectativas de futuro, por lo que ¡hay que saber aprovecharlas!
